Waarom een externe vertrouwenspersoon?
Mensen werken samen. We hebben te maken met collega’s en leidinggevenden, maar ook met klanten, patiënten, leveranciers, samenwerkingspartners en anderen.
Helaas verloopt niet alle samenwerking altijd even vlekkeloos en vaak zijn incidenten gelukkig intern en in goed overleg op te lossen. Maar niet altijd. En soms twijfelen we: ‘ligt dit niet aan mij?’, ‘is dit wel erg genoeg om aan te kaarten’. Of we geloven niet dat we serieus genomen worden.
Dan is het fijn dat er iemand is waar je je verhaal vertrouwelijk aan kwijt kunt. Iemand die je helpt om dingen op een rijtje te zetten en eventuele vervolgstappen met je kan doornemen.
Onze ervaring heeft ons geleerd dat door over dit soort dingen te praten, gezondheidsklachten en conflicten voorkomen kunnen worden.
Wij zijn volledig extern en rapporteren alleen jaarlijks geanonimiseerd aan de organisatie.
Wij zijn er voor iedereen die met en voor de organisatie werkt, dus ook voor vrijwilligers, stagiaires en anderen die in aanraking komen met de organisatie.
Kortom: een sterke positie van de vertrouwenspersoon is in het belang van werknemer én werkgever. Want vertrouwenspersonen kunnen ongewenste omgangsvormen als pesten, intimidatie en discriminatie op het werk aanpakken en voorkomen. Ook kunnen werknemers misstanden en integriteitsschendingen melden bij vertrouwenspersonen. Dat voorkomt later grotere schade voor de eigen organisatie.
De vertrouwenspersoon:
Verzorgt de eerste opvang van werknemers en anderen die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
Ondersteunt eventueel aanwezige interne vertrouwenspersonen in hun functioneren.
Bekijkt of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
Informeert het slachtoffer over andere mogelijkheden, zoals klachtenprocedures.
Geeft desgewenst begeleiding als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leidinggevende.
Verwijst naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator.
Geeft voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag.
Adviseert en ondersteunt leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
Registreert gevallen van ongewenst gedrag.
Wat zijn precies de taken van een externe vertrouwenspersoon?
Wat mag de vertrouwenspersoon? Wat zijn haar bevoegdheden?
Wij mogen gesprekken voeren met eenieder die ons benadert.
Wij mogen zonodig externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon, een casemanager of een bedrijfsarts.
Wij mogen de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen en problemen die wij zien. Bijvoorbeeld omdat we meerdere meldingen krijgen hierover.
Wij mogen doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld als onze melder liever met een man wil spreken.
Wij hebben geheimhoudingsplicht, maar als een zaak voor de rechter komt, kan het zijn dat wij openheid van zaken moeten geven. Dit gebeurt gelukkig maar heel zelden!
Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) in de Arbowet
De werkgever is volgens de Arbowet verplicht om beleid te voeren, binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid, dat erop is gericht om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen de organisatie. Het Arbobesluit werkt deze verplichting in afdeling 4, hoofdstuk 2, artikel 2.15 verder uit en verplicht werkgevers om de risico’s in kaart te brengen in een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (Artikel 8 Arbowet). Maar ook de werknemers zelf dragen hiervoor medeverantwoordelijkheid. De werknemer is verplicht om naar zijn eigen vermogen zorg te dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en die van de andere betrokken personen (artikel 11 Arbowet).
Onder psychosociale arbeidsbelaasting vallen volgens de Arbowet vier punten:
• Discriminatie, waaronder seksuele intimidatie
• Agressie
• Pesten
• Werkdruk
De eerste drie vallen binnen het beleid ongewenste omgangsvormen: het werkterrein van de vertrouwenspersoon.
Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2018